دفتر کار من چگونه است؟ بیل گیتس پاسخ می‌دهد

 

---

[right]
[right]



منبع : ماهنامه فورچون - آوریل 2006

اگر نگاهی به دفتر کار من بیندازید، کاغذ چندانی در آن نمی‌یابید. من روی میز خود سه صفحه نمایش دارم که به طور همزمان از یک کامپیوتر تغذیه می‌شوند. اگر یک‌بار چنین کاری را تجربه‌ کنید دیگر حاضر به رها کردنش نیستید. چراکه تاثیر مستقیمی بر میزان بهره‌وری و بازدهی دارد.

صفحه نمایش سمت‌چپی فهرست ایمیل‌های مرا نشان می‌دهد. صفحه مرکزی معمولا برای ایمیلی است که در حال خواندن و بررسی آن هستم و نهایتا مرورگر من در صفحه دست راستی نمایش داده می‌شود. این چیدمان مرا به خواندن و مرور سریع کارها قادر می‌سازد و کمک می‌کند رخدادهای جدیدی را که در هنگام کارکردن من رخ می‌دهد ببینم یا لینک‌های مرتبط با ایمیل‌ها را در اختیارم می‌گذارد.

در مایکروسافت کاربرد ایمیل‌ بیشتر از دیگر رسانه‌های ارتباطی مانند تماس‌های تلفنی، اسناد، وبلاگ‌ها، تابلو‌های اعلانات و یا حتی جلسات است؛ در واقع پیام‌های صوتی و فاکس‌ها در صندوق ایمیل‌های ما رد و بدل می‌شوند.
من روزانه حدود یکصد ایمیل دریافت می‌کنم که البته برای حفظ این میزان ناچار به پالایش و فیلترکردن پیام‌ها شده‌ایم؛ تنها ایمیل‌هایی مستقیما به دست من می‌رسند که قبلا با آن‌ها مکاتبه کرده باشم و این شامل هرکسی از مایکروسافت، اینتل، اچ‌پی و همه شرکت‌های همراه و تمام افرادی می‌شود که من آن‌ها را می‌شناسم. من همیشه فهرستی که دستیارم از ایمیل‌های دیگر تهیه می‌کند را ملاحظه می‌کنم که معمولا افراد ناشناس یا شرکت‌هایی هستند که در فهرست مجاز من جایی نداشته‌اند.

بدین صورت متوجه می‌شوم که چه‌ کسانی لب به تحسین ما گشوده‌اند، از چه‌چیزی شکایت داشته‌اند و در چه موردی پرسش مطرح نموده‌اند.اکنون ما به نقطه‌ای رسیده‌ایم که چالشمان دیگر چگونگی برقراری ارتباط موثر با ایمیل‌ها نیست، بلکه اطمینان از آن است که وقت گرانبها صرف بااهمیت‌ترین ایمیل‌ها شود. من از ابزارهایی نظیرin-box rules استفاده می‌کنم و با کمک آن پوشه‌ها را به دنبال پیام‌های علامت‌گذاری شده و یا گروه‌بندی شده می‌کاوم که این کار براساس محتوا و اهمیت پیام‌ها انجام می‌گیرد.

من فهرست‌های چندان شلوغی ندارم. در عوض از پوشه‌های ایمیل، دسکتاپ و تقویم آنلاین خود استفاده می‌کنم. بنابراین زمانی که سر میزم می‌روم، به راحتی می‌توانم روی ایمیل‌هایی تمرکز کنم که قبلا آن‌ها را علامت‌گذاری نموده‌ام و یا پوشه‌هایی را بررسی نمایم که حاوی پروژه‌های خاص و یا وبلاگ‌های ویژه هستند.
آوت‌لوک نیز بخش تذکر دهنده‌ای دارد که در صورت دریافت ایمیل‌های جدید، پنجره کوچکی را در گوشه پایینی سمت راست نمایش می‌دهد. ما اسمش را گذاشته‌ایم.

من به صورت مرتب آن را کنار می‌زنم؛ مگر این‌که عنوانی با اولویت بالا به چشمم بخورد.یکی از نتایج آن تداوم تمرکز است. این مشکل ناشی از ازدیاد اطلاعات است. مشکل دیگر کمبود اطلاعات است. غرق شدن در اطلاعات به این معنی نیست که ما اطلاعات صحیح را در اختیار داریم یا با اشخاص درستی سر و کار پیدا می‌کنیم.من با SharePoint به سراغ این قبیل موضوعات می‌روم که در واقع ابزاری است برای ایجاد وب‌سایت‌هایی برای جلب همکاری مشترک در مورد پروژه‌های خاص. این سایت‌ها می‌توانند حاوی طرح‌ها، برنامه‌ریزی‌ها، صفحات بحث و گفتمان، و یا هرنوع اطلاعات دیگر باشند.

همین الان من خود را آماده تینک‌ویک (هفته تفکر) می‌کنم. در ماه مه، من به مدت یک‌هفته خلوت می‌کنم و به مطالعه حدود یکصد مقاله‌ای روی‌ می‌آورم که کارکنان مایکروسافت نوشته‌اند. نویسندگان آن‌ها نیز اغلب در کار تحقیق و آزمایش پیامدهای مربوط به شرکت و آینده فناوری هستند. دوازده سال است که من به این روند ادامه می‌دهم. روال من در این هفته تماما خواندن و اظهارنظر در مورد مقالات است. امروزه تمام این روند صورت دیجیتال به خودگرفته و درهای آن به‌روی تمام کارکنان شرکت باز است تا بخت خویش را در این میدان بیازمایند. دیگر در انتخاب مقالات مفید و درست بسیار چیره‌دست شده‌ام و می‌توانم نظرات خود را به صورت الکترونیکی در همان زمان به اطلاع افراد برسانم.

بیش از پنجاه‌هزار نفر در مایکروسافت مشغول به کارند. لذا گاهی از خود می‌پرسم:" آینده سیستم پرداخت الکترونیکی چه خواهد بود؟" یا " چطور می‌توان راهی برای ضبط خاطرات و حفظ آن‌ برای نسل‌های آینده یافت؟" من این دست ایده‌ها یا هر فکر بکر دیگری را یادداشت می‌کنم. سپس افراد خاصی می‌توانند نظری به آن‌ها بیندازند و بگویند:" نه تو اشتباه می‌کنی" یا " فکرش را کرده‌ای که این کار در جاهای دیگر چگونه انجام می‌شود؟"

SharePoint که مرا با دورترین افراد این سازمان مرتبط می‌سازد، بیشتر به اَبَر وب‌سایتی می‌ماند که امکان ویرایش و بحث را با افراد بسیاری، فراتر از روال محدود ارسال ایمیل فراهم می‌آورد و چنانچه چیز جدیدی در محدوده‌های مورد علاقه‌ شما قرار داده شود، بلافاصله شما را در جریان می‌گذارد.

در دفتر کار بیل گیتس
سخت‌افزار
کامپیوتر رومیزی دل و Tablet PC با سیستم‌عامل ویندوز اکس‌پی
سه مانیتور 21 اینچی NEC
ماوس بی‌سیم مایکروسافت
دوربین Logitech برای کنفرانس‌های ویدیویی
نرم‌افزار (همگی محصول مایکروسافت)
آوت‌لوک برای ایمیل‌ها و تقویم
SharePoint برای کارهای مشترک با دیگران
OneNote برای یادداشت‌برداری
Communicator برای پیام‌رسانی فوری، تلفن زدن و بقیه کارها
کاغذ
وجود ندارد.

جستجوگر دسکتاپ، ابزار دیگری است که تاثیر شایانی در افزایش بهره‌وری من داشته ‌است و نحوه دستیابی من به اطلاعات موجود در کامپیوتر‌، سرورها و حتی اینترنت را به کلی دگرگون ساخته است. چراکه با وجود هارددیسک‌های بزرگ‌تر و افزایش پهنای‌باند، من اکنون چندین گیگابایت اطلاعات در قالب ایمیل، اسناد، فایل‌های رسانه‌ای، پایگاه‌های داده و ... را روی کامپیوتر شخصی و سرورهایم دارم.



برای یافتن سندی که گمان می‌کنم حاوی بخش خاصی از اطلاعات مورد نظر من است، دیگر مجبور به گشت و گذار میان انبوه پوشه‌ها نیستم، بلکه به راحتی می‌توانم عبارت مورد نظرم را در یک نوار ابزار بنویسم و در یک چشم بر هم زدن تمام ایمیل‌ها و اسناد حاوی اطلاعاتی در این زمینه را زیر نظر بگیرم. برای شماره‌ تلفن‌ها و نشانی‌های ایمیل هم عمل مشابهی انجام می‌دهم.

مقالات کاغذی دیگر سهم اندکی در برنامه‌ روزانه‌ام دارند. من نوددرصد اخبار را به صورت آنلاین دریافت می‌کنم و زمانی که به جلسات و همایش‌ها می‌روم برای نوشتن سریع مطالب از Tablet PC خود استفاده می‌کنم که با کامپیوتر دفترم کاملا همگام شده و به همین دلیل تمام فایل‌های مورد نیازم را در دسترس دارم. دستگاه مذکور نرم‌افزار OneNote را نیز برای اظهارنظر دارد. بنابراین تمام اظهارنظراتم نیز در قالب دیجیتال هستند.

یکی از وسایل قدیمی که هنوز در دفتر من مانده یک وایت‌بورد است. من همواره چند ماژیک رنگی برای نوشتن دارم و این ‌ابزار هنوز برای جلسات و انتقال افکارمان عالی است. البته صفحه‌های وایت‌بورد جدید در برخی دفاتر مایکروسافت توانایی اخذ و انتقال تصاویر به کامپیوتر را نیز دارند که تقریبا به یک Tablet PC بزرگ می‌مانند.

من هنوز چنین چیزی را در دفترم ندارم. اما احتمالا برای سال آینده باید به فکر یک وایت‌بورد دیجیتال باشم. امروزه اگر چیزی ببینم که نظرم را جلب کند، تنها خودکار و Tablet PC را در می‌آورم و آن‌را ترسیم می‌کنم.

روزهایم اغلب مملو از جلسه و نشست است. بزرگ‌ترین نعمت برای من یافتن وقتی است تا بتوانم به یادداشت کردن افکارم بپردازم یا برنامه جلسات روزانه‌ام را بررسی کنم. اما گاهی این اتفاق رخ نمی‌دهد و شب‌ها یگانه فرصتی است که می‌توانم در خانه بنشینم و به سراغ تمام ایمیل‌های نخوانده بروم. اگر در تمام هفته سرم شلوغ باشد، مجبورم آخر هفته را به فرستادن ایمیل‌های طولانی و تفکربرانگیز اختصاص دهم. دوشنبه‌ صبح که افراد سر کار خود می‌آیند، مرا کاملا گرفتار می‌بینند؛ البته خودشان هم کلی ایمیل برای خواندن دارند.


ترجمه: محمد امین اتمان‌زاده
ماهنامه شبکه - فروردین و اردیبهشت ۱۳۸۵ شماره 64